集團內(nèi)審體系建設(shè)(基于精益六西格瑪管理思想優(yōu)化國企內(nèi)審流程)

在國有企業(yè)不斷推行“精益管理”和“標(biāo)準(zhǔn)化體系”工作安排的大背景下,基于內(nèi)部審計工作實際,結(jié)合精益六西格瑪管理思想,對如何提高內(nèi)部審計工作效率和效果進行了簡要的探索。

一、精益六西格瑪管理思想簡介

精益六西格瑪是精益生產(chǎn)與六西格瑪管理的結(jié)合,其本質(zhì)是消除浪費和降低變異。精益生產(chǎn)是應(yīng)用價值流的分析方法,分析并且去除一切不增加價值的流程。六西格瑪管理建立在科學(xué)的統(tǒng)計理論的基礎(chǔ)上,一般采用項目管理的方式進行定義、測量、分析、改進、控制來實現(xiàn)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進。

精益六西格瑪是將精益生產(chǎn)與六西格瑪?shù)恼芾怼⒎椒ê凸ぞ哂袡C結(jié)合起來,吸收兩種管理模式的優(yōu)點,相互補充,達到更佳的管理效果。將精益六西格瑪管理思想納入審計工作項目,采用其科學(xué)、有效的流程,可以獲得以下收益:減小流程的變異、提高過程的能力和穩(wěn)定性;降低成本、減少浪費;縮短周期、縮短審計準(zhǔn)備時間;充分有效利用資源;提高滿意度等。

基于精益六西格瑪管理思想優(yōu)化國企內(nèi)審流程

二、國有企業(yè)內(nèi)部審計流程現(xiàn)狀分析

(一)審計項目及流程圖

國有企業(yè)內(nèi)部審計實行審計委派制,其建立充分有效地發(fā)揮了資源整合的優(yōu)勢。國有企業(yè)內(nèi)部審計工作依據(jù)《內(nèi)部審計基本準(zhǔn)則》、《內(nèi)部審計具體準(zhǔn)則》、《內(nèi)部審計實務(wù)指南》及行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,審計工作內(nèi)容是根據(jù)上級單位下發(fā)的審計計劃及審計委員會要求開展實施,以“全面審計、突出重點”為方針,以經(jīng)濟責(zé)任審計為基礎(chǔ),強化全面審計整改、內(nèi)部控制審計、預(yù)算執(zhí)行審計,規(guī)范物資采購審計,加大專項審計的調(diào)研力度,不斷探索新的內(nèi)部審計領(lǐng)域,推進審計信息化建設(shè),不斷提升內(nèi)審監(jiān)督管理水平。

其現(xiàn)有的、普遍適用的審計流程。

(二)現(xiàn)狀分析

通過查看各單位審計工作成果,發(fā)現(xiàn)各單位能夠按照審計計劃實施并完成各類審計項目,但是審計質(zhì)量參差不齊。經(jīng)過全面、系統(tǒng)、深入地剖析現(xiàn)有審計項目流程,對審計現(xiàn)狀分析如下:

1.審計工作效率不足。并不是每個審計流程下面均制定具體的時限要求,導(dǎo)致部分審計項目時間跨度較大。

2.內(nèi)部審計專業(yè)勝任能力有待提高。發(fā)現(xiàn)煙草行業(yè)部分審計人員為非財務(wù)、審計相關(guān)專業(yè)人士,或未通過審計師職業(yè)資格等證件,由于工作經(jīng)驗差別及人員素質(zhì)差異,導(dǎo)致審計問題發(fā)現(xiàn)能力不一,很難保證審計工作質(zhì)量。

3.審計人員分工沒有詳細規(guī)范要求及合理分派。各審計人員職責(zé)只是在審計方案中簡單提出或者在審計實施之前,審計組長進行分工。在具體實施過程中,會發(fā)生工作重復(fù)、工作脫節(jié)或者返工的情況。如審計資料獲取重復(fù)、底稿問題重復(fù)、審計空白等。

其次,雖然設(shè)置了審計員、主審、審計組長等多級復(fù)核制度,但是往往現(xiàn)實中,并未充分發(fā)揮其作用。

4.雖然部分審計項目已下發(fā)審計指南等相關(guān)制度,但是由于審計指南細化程度不足及未建立審計工作手冊,導(dǎo)致審計項目執(zhí)行起來存在差異。雖然審計大致流程一致,但是每個流程下面沒有具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定時限和質(zhì)量要求等。

( 天行健咨詢專注于國內(nèi)企業(yè)管理先進技術(shù)的研究與開發(fā),服務(wù)客戶遍布全國各地,為客戶提供專業(yè)的精益六西格瑪、精益生產(chǎn)管理、精益布局、TPM管理、精益研發(fā)管理、triz創(chuàng)新技術(shù)、IE工業(yè)工程等項目輔導(dǎo)咨詢、 公開課培訓(xùn)、企業(yè)內(nèi)訓(xùn)服務(wù)。)

例如,未提前對底稿標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一,導(dǎo)致各審計人員出具的審計工作底稿集團內(nèi)審體系建設(shè),內(nèi)容描述不夠清晰、具體,導(dǎo)致出具報告的審計人員進行反復(fù)詢問,影響審計工作效率和質(zhì)量。

基于精益六西格瑪管理思想優(yōu)化國企內(nèi)審流程

三、基于精益六西格瑪管理思想優(yōu)化內(nèi)部審計流程

按照精益六西格瑪項目的實施步驟,通過分析審計項目流程,尋找浪費或變異,梳理流程,尋找風(fēng)險點,提出優(yōu)化計劃,建立規(guī)范運作流程控制,對結(jié)果進行經(jīng)驗總結(jié),并提出新問題。

(一)建立內(nèi)部審計質(zhì)量工作制度或?qū)徲嫻ぷ魇謨詢?nèi)部審計工作日益受到重視,2014年以來,更是實行一把手負(fù)責(zé)制,一把手單獨分管審計部門,在一定程度上保證了內(nèi)部審計工作的獨立性。

進而對審計工作質(zhì)量有了更高的要求,倡導(dǎo)優(yōu)化完善審計項目質(zhì)量控制措施。

國際內(nèi)部審計師協(xié)會制定的內(nèi)部審計實務(wù)標(biāo)準(zhǔn)提出,“內(nèi)部審計部門應(yīng)采用一種程序監(jiān)督、評價項目質(zhì)量的整體效用”?!秲?nèi)部審計具體準(zhǔn)則第19號內(nèi)部審計質(zhì)量控制》第十二條,依據(jù)內(nèi)部審計準(zhǔn)則制定操作規(guī)程。第十七條,內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)將內(nèi)部自我質(zhì)量控制政策與程序列入審計工作手冊,并以適當(dāng)?shù)姆绞絺鬟_給每一位內(nèi)部審計人員。

(二)按照六西格瑪管理流程,根據(jù)定義、測量、分析、改進、控制五個階段要求,對審計項目工作流程進行梳理。

1.定義階段

一是定義需求,尋找浪費或變異,將全體審計人員作為需求分析的主體,進行需求分析;

二是分析組織戰(zhàn)略和組織的資源,通過梳理內(nèi)部審計相關(guān)制度及行業(yè)相關(guān)制度,尋找差距及問題;

三是確定項目,經(jīng)過以上分析,確定審計項目關(guān)鍵質(zhì)量特征。

2.測量階段

一是定義流程特性,本次優(yōu)化只是針對普遍的、大眾的審計項目流程進行優(yōu)化;

二是測量流程現(xiàn)狀,通過現(xiàn)有流程圖,對有數(shù)據(jù)、流程進行分析,發(fā)現(xiàn)潛在問題點,例如流程冗余或不足,未規(guī)定審計完成時限、未進行分工等問題;

三是對測量結(jié)果分析評價集團內(nèi)審體系建設(shè),按照定義階段的關(guān)鍵質(zhì)量特征,通過集體討論等,確定關(guān)鍵指標(biāo),并以審計工作質(zhì)量較好的單位以對標(biāo)指標(biāo)法進行改進。

3.分析階段

一是分析流程,查找浪費根源或變異源。通過對所有審計人員開展自查,發(fā)現(xiàn)審計項目流程問題;

二是確定流程及關(guān)鍵輸入因素。針對發(fā)現(xiàn)的問題,制定具體的項目審計階段、流程、細化流程、控制措施、標(biāo)準(zhǔn)和工具。

4.改進階段

一是提出優(yōu)化方案;

二是制定改進計劃。

編制審計工作流程指引。具體包括審計項目流程、控制標(biāo)準(zhǔn)、控制措施和工具指引。通過對指引的多次論證后,向全體審計員征求可行性分析意見,并進行試運行,根據(jù)試運行結(jié)果進行反饋并完善。

5.控制階段

一是建立運作規(guī)范、實施流程控制,將以上流程制定的資料進行落實并推廣使用;

二是對實施結(jié)果進行驗證;

三是對實施結(jié)果進行總結(jié),并將指標(biāo)逐步細化,并充分落實到日常工作考核之中,保證審計工作的效率、效果,并根據(jù)運行過程中,產(chǎn)生的問題不斷優(yōu)化完善。

基于精益六西格瑪管理思想優(yōu)化國企內(nèi)審流程

四、總結(jié)

將精益管理和六西格瑪管理中先進管理經(jīng)驗和技術(shù)納入審計項目流程優(yōu)化過程中,為審計項目質(zhì)量的提高提供了保證。通過項目流程優(yōu)化:

一是不僅提高審計人員工作的積極性,使得審計人員變被動執(zhí)行為主動思考;

二是為審計工作人員提供了工作執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及考核依據(jù),在一定程度上起到了預(yù)警作用;

三是使得審計項目流程流暢、便于新入職人員學(xué)習(xí);

四是通過考核指標(biāo)的設(shè)定,有利于審計人員素質(zhì)的提升;

五是為各審計人員學(xué)習(xí)交流提供了一個良好的平臺。

若能將精益六西格瑪管理納入企業(yè)文化建設(shè)。通過文化建設(shè),使每一位審計人員形成習(xí)慣,自覺地按精益六西格瑪?shù)姆绞焦ぷ?。審計過程將會進一步實現(xiàn)自我控制和強化,并不斷為提高審計工作質(zhì)量提供保證。

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