財稅研究China business updateChina business update 257實施財務(wù)共享服務(wù)八大風(fēng)險及管控對策劉小紅遷安中石油昆侖燃氣有限公司【摘要】目前財務(wù)共享服務(wù)已成為我國大型企業(yè)重要的財務(wù)管理模式，具有快捷的運作模式克服原有的財務(wù)管理效率不高且需重復(fù)投入的缺點。本文根據(jù)現(xiàn)代化企業(yè)的應(yīng)用環(huán)境對我國企業(yè)管理產(chǎn)生的影響，探討財務(wù)共享服務(wù)存在風(fēng)險的管控對策。【關(guān)鍵詞】財務(wù)共享服務(wù) ； 風(fēng)險 ； 管控對策共享服務(wù)產(chǎn)生于 1990 年的國際化跨國公司，主要是將現(xiàn)有經(jīng)營職能轉(zhuǎn)化為另一個具有半自主業(yè)務(wù)單元的合作職能，而且將企業(yè)作為開放市場進行公開投標競爭，同時設(shè)置可轉(zhuǎn)換的管理機構(gòu)，拓展集團企業(yè)的專項職能的業(yè)務(wù)。財務(wù)管理是企業(yè)管理的重要組成部分，企業(yè)經(jīng)營的各領(lǐng)域、各環(huán)節(jié)都受到財務(wù)管理的影響。因此在競爭激烈的經(jīng)濟時代背景下，大力推動財務(wù)共享可為企業(yè)帶來很大的效益。一、財務(wù)共享服務(wù)的含義20 世紀 80 年代，隨著經(jīng)濟全球一體化，公司規(guī)模擴張及機構(gòu)的增長，致使成本增加，管控難度加大。在此背景下，財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)運而生。共享服務(wù)涵蓋財務(wù)、物流、法務(wù)、人力等具有實現(xiàn)公司內(nèi)部流程的標準化與簡約化職能，與傳統(tǒng)管理職能相比，具有更快的反應(yīng)速度、更透明的信息環(huán)境、更低的運營成本，而且可減少管理所存在的風(fēng)險，減輕高級管理人員的負擔，并為企業(yè)降低成本， 激發(fā)員工積極性， 具有提高服務(wù)水準的高效管理模式。
二、財務(wù)共享服務(wù)的八大風(fēng)險目前無論法律因素、現(xiàn)代企業(yè)制度因素、流程因素等都會給現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理帶來一定風(fēng)險， 為完善我國財務(wù)共享服務(wù)模式，需要注意八大風(fēng)險可能帶來的隱患。1. 變革管理風(fēng)險財務(wù)共享服務(wù)作為一種全新的財務(wù)管理方法，會對單位的管理流程、企業(yè)文化、利益分配甚至決策方式造成影響，在推行初期會因信心不足導(dǎo)致變革存在風(fēng)險。市場競爭激烈，每一位企業(yè)財務(wù)管理者都想迅速贏得成功，時刻想改變財務(wù)管理方式，會將原本的手工操作模式轉(zhuǎn)向信息化、現(xiàn)代化的模式，而在轉(zhuǎn)變中，如調(diào)整、修訂等處理不當，會使變革發(fā)生質(zhì)變，企業(yè)會因財務(wù)管理不當導(dǎo)致財務(wù)出現(xiàn)問題。2. 組織架構(gòu)風(fēng)險財務(wù)共享服務(wù)中心的選擇會受當?shù)亟?jīng)濟、政治因素影響，因此如何在組織運行得當?shù)那疤嵯抡业竭m合財務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展環(huán)境是決定成敗的關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)要組織員工提高對組織結(jié)構(gòu)的認識，不能視其為形同虛設(shè)，否則會導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營失敗，難以實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標。在設(shè)計組織架構(gòu)時，要根據(jù)內(nèi)部機構(gòu)的性質(zhì)進行科學(xué)化的設(shè)計，重視權(quán)責分配合理，否則會導(dǎo)致機構(gòu)重疊，職能矛盾， 降低工作效率。財務(wù)服務(wù)共享是一種需要集中組織的模式，因此他需要借助共享服務(wù)中心與企業(yè)集團成員單位整體構(gòu)建，并重新整理出集團與基層業(yè)務(wù)之間的業(yè)務(wù)關(guān)系，并將具備轉(zhuǎn)變職能的財務(wù)人員進行集中，實現(xiàn)組織模式的有效共享，而在分離的組織形態(tài)下，會使財務(wù)部門的組織架構(gòu)存在漏洞。
3. 員工風(fēng)險高級管理層對實施財務(wù)共享服務(wù)的支持，以及各級別的管理層對此模式的認可程度會對組織層面造成影響。關(guān)于人員定位和與其他企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)合作是為促進企業(yè)的今后發(fā)展，而我國集團企業(yè)未來發(fā)展的表現(xiàn)形態(tài)是以產(chǎn)權(quán)清晰、政企分開、科學(xué)管理為先決條件的企業(yè)制度。若公司對員工教育、培訓(xùn)方案并沒有針對性計劃，難以應(yīng)對變革出現(xiàn)的問題。而且一個企業(yè)的管理團隊需要具有靈活思維能力，能應(yīng)急處理各種突發(fā)狀況。而疏于員工管理很容易導(dǎo)致人力資源部門之間的合作不合理進而使財務(wù)共享服務(wù)中心的員工配置不良。4. 文化風(fēng)險企業(yè)中出現(xiàn)文化差異會影響企業(yè)的價值觀、傳統(tǒng)文化觀念產(chǎn)生變化，而且公司在不同環(huán)境下受到宗教、語言差異的影響會使共享服務(wù)體系出現(xiàn)溝通障礙。而溝通是變革成功實施的關(guān)鍵，如若出現(xiàn)障礙會為整個戰(zhàn)略的實施埋下巨大的隱患。而身處于公司的員工們會因為對變革的不確定感，不適應(yīng)財務(wù)共享服務(wù)中心，所以需要加強員工之間交流，互相了解彼此的文化背景，可以消除潛在的障礙，從而成為實施財務(wù)共享的推動力，文化的融合性很大一部分決定財務(wù)共享成功的幾率。5. 系統(tǒng)風(fēng)險現(xiàn)在的財務(wù)共享服務(wù)是借助于 IT 與系統(tǒng)相互集成來實現(xiàn)的，將系統(tǒng)優(yōu)化與設(shè)計會為共享服務(wù)的整個流程帶來成功的運營。
在信息技術(shù)下運用下主要風(fēng)險存在于兼容性、存檔、安全性、產(chǎn)能反應(yīng)速度。IT 與系統(tǒng)向集成具備相關(guān)實行流程來實現(xiàn)設(shè)計的影響，需要利用共享服務(wù)中心來實現(xiàn)成功運營通過信息技術(shù)與處理存檔、產(chǎn)能、可測量性、安全性實現(xiàn)速度的相對應(yīng)，用來防范風(fēng)險。會計所集中的核算管理模式，針對于流程、系統(tǒng)具有較大的依賴性，會使整個流程都受到影響，并會放大整體信息失真的風(fēng)險。在整個系統(tǒng)的中各業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性會大大增加，造成每一業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)受到影響。6. 資金風(fēng)險實施財務(wù)共享服務(wù)需要資金與人力的投入，資金主要是購買機器設(shè)備、支付軟件運行和日常維護等費用。由于各個行業(yè)的特點與企業(yè)實際情況千差萬別，因此導(dǎo)致開發(fā)與維護的系統(tǒng)不同。信息化管理下的資金投入不足會直接影響企業(yè)推進信息化建設(shè)，并且無法將技術(shù)手段在原有基礎(chǔ)上提高。各級人員需要以此來構(gòu)建新的管理模式，會因系統(tǒng)的運行不穩(wěn)定而出現(xiàn)風(fēng)險。各級成員對于企業(yè)的資金支付風(fēng)險的意識不高，對于工作中出現(xiàn)的問題不能規(guī)范處理，無法及時做好日清日結(jié)的原則，使資金安全存在隱患。7. 流程管理風(fēng)險流程設(shè)計會影響財務(wù)共享服務(wù)的運作效率和數(shù)據(jù)處理的實用效果，這是決定財務(wù)共享服務(wù)中心成功的關(guān)鍵。在新的財務(wù)2014中國經(jīng)貿(mào)5月下.indd 2572014-6-23 10:15:26財稅研究China business update中國經(jīng)貿(mào)258共享服務(wù)中建立時，相關(guān)業(yè)務(wù)也要隨之變更，這對業(yè)務(wù)部門來說是全新的挑戰(zhàn)。
在實施財務(wù)共享服務(wù)中心后，會為集團和各分支機構(gòu)造成風(fēng)險。目前國內(nèi)企業(yè)主要缺乏流程管理的主動性與意識，雖有完善流程，卻無執(zhí)行能力的現(xiàn)象非常普遍，為能完整執(zhí)行所有流程，需要在戰(zhàn)略層面、中層管理層面中都具有一定的執(zhí)行流程，需要對所執(zhí)行流程進行準確核對，才能使對流程進行有效監(jiān)管。8. 法律風(fēng)險共享服務(wù)中心所覆蓋的區(qū)域受不同的國家與地區(qū)的法律法規(guī)限制，需要照顧各個國家的情況，若是將服務(wù)中心設(shè)立在我國，因現(xiàn)在企業(yè)活動所處環(huán)境并不完善，而專為獨立法人設(shè)立的單一職能服務(wù)中心并無詳細法律依據(jù)，因此企業(yè)在實施中，會遇到政策和法律上的風(fēng)險。三、針對實施財務(wù)共享風(fēng)險的舉措1. 提高適應(yīng)能力對于變革風(fēng)險可采用財務(wù)共享服務(wù)模式的基本前提是以業(yè)務(wù)運作模式、流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容上進行改變，因此只要對現(xiàn)有流程進行相關(guān)的革新優(yōu)化，就可減少財務(wù)共享服務(wù)的風(fēng)險。企業(yè)現(xiàn)有的經(jīng)營模式是依靠對生產(chǎn)商的新產(chǎn)品需要而產(chǎn)生的，當企業(yè)對消費者的快銷業(yè)務(wù)具有需求的同時，企業(yè)自身的 ERP 設(shè)計無法滿足需求。因為擁有 ERP 的處理方法，導(dǎo)致財務(wù)共享服務(wù)組織無法根據(jù)會計的自身組織形式設(shè)計出適合企業(yè)自身的財務(wù)流程。因此化解風(fēng)險的方法只有從根本上對業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)機制進行深化服務(wù)內(nèi)容財務(wù)風(fēng)險管控措施及效果，為客戶提供有效的服務(wù)信息，集成 IT 系統(tǒng)，組成可以為客戶提供的會計信息。
并深入了解企業(yè)的情況，根據(jù)科學(xué)化研究得出最具有效率的解決方案，而且專家團隊發(fā)揮自身的專業(yè)知識，引導(dǎo)、推進方案的執(zhí)行能力。2. 加強業(yè)務(wù)核算能力流程的主要問題是指系統(tǒng)出現(xiàn)風(fēng)險，因此單位必須要在會計業(yè)務(wù)核算前對風(fēng)險進行控制，主要處理方法是提高會計人員的業(yè)務(wù)敏感度，對于日常的一些異常數(shù)據(jù)要提高警惕。而且需要按照業(yè)務(wù)流程對出現(xiàn)的相關(guān)問題跟蹤解決，及時發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正。面對審核工作，要建立崗位自查制度，定期對報表進行分析工作，會計管理人員要通過這項問題找出錯漏賬。會計管理人員面對各個國家的不同合規(guī)要求進行評估，找出能確定其風(fēng)險的流程安排。3. 重視團隊合作財務(wù)共享服務(wù)規(guī)模需要會計人員利用團隊的專業(yè)知識和能力降低財務(wù)共享服務(wù)的風(fēng)險。然而一些職員因積極性不夠會導(dǎo)致在管理中無控制選人、 用人的良好循環(huán)形式。應(yīng)采取內(nèi)部輪班制度，對工作進行合理安排，定期展開培訓(xùn)、晉升會計從業(yè)人員。財務(wù)共享的展開需要合適的人才選拔機制，控制建立財務(wù)共享服務(wù)模式資源庫而且對核心崗位人員開展開制度安排。共享啟動之前，需要強化各業(yè)務(wù)組織人員的培訓(xùn)，根據(jù)業(yè)務(wù)需求，對財務(wù)偵查、成本核算、共享 IT 系統(tǒng)操作等納入企業(yè)集團日常工作中，通過財務(wù)共享服務(wù)中心得出業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，并對各層次人員進行培訓(xùn)。
從中興通訊共享服務(wù)中心得知，經(jīng)過先后分享數(shù)據(jù)，在溫和的管理文化中得到循序漸進的開展培訓(xùn)，是各地財務(wù)組織直接從財務(wù)共享中心獲得數(shù)據(jù)，提升業(yè)務(wù)決策能力。4. 根據(jù)法律完善自身體制財務(wù)共享中心的建立須依照公司建立的相關(guān)環(huán)境進行調(diào)整，而且要注意企業(yè)自身的財務(wù)法律風(fēng)險，在一定時期，一定范圍內(nèi)所獲得的財務(wù)成果會與預(yù)期的經(jīng)營目標發(fā)生偏差， 影響收益情況。因此企業(yè)在投融資過程中，要對投融資對象選擇得到，否則會違反法律規(guī)定，致使簽約不規(guī)范，為企業(yè)增添風(fēng)險。加強法律相關(guān)工作的保障，必須按時達標，對企業(yè)進行普法宣傳，提高工作組織的保障機制，然是到法律的重要性。法律機構(gòu)設(shè)置要達標，杜絕法律顧問兼職不足，專職沒有的現(xiàn)象。5. 完善績效管理因?qū)嵤┛冃Э珊偷哪康氖菫閷崿F(xiàn)財務(wù)共享，通過客觀公平的評價中心的績效能力，需要合理處理人力資源管理問題，幫員工提升自身的工作技能，便于提高共享中心的績效水平。開合體系應(yīng)該圍繞 KPI 制定得出，并依據(jù)內(nèi)外結(jié)合的方式，使具體方法可以給予平衡積分卡指標體系建立 SSC 的績效管理體系。此外實施財務(wù)共享服務(wù)的過程中可以針對各分支機構(gòu)經(jīng)營風(fēng)險，建立高素質(zhì)的經(jīng)營管理團隊帶領(lǐng)企業(yè)進行檢查內(nèi)部審計活動，及時發(fā)現(xiàn)不規(guī)范操作要及時糾正。
6. 開闊員工的業(yè)務(wù)事業(yè)基層會計管理人員要具有全局和業(yè)務(wù)意識，對于提高財務(wù)共享服務(wù)的穩(wěn)定性來說起著至關(guān)重要的作用。不定期的對會計人員進行培訓(xùn)，可以使自身轉(zhuǎn)變?yōu)榫邆涓呒寄艿臅嫻芾砣藛T。使員工具備從更高的角度來審視會計核算流程的整體業(yè)務(wù)水平。除此之外，還要具備全局意識，從各個流程出發(fā)，找尋可以簡化與內(nèi)部客戶交流的業(yè)務(wù)方式，提高效率。企業(yè)不斷地開闊會計人員的業(yè)務(wù)視野，使其能將整體業(yè)務(wù)的效率提高，并具備從高角度審視企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)的管控方式。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，觀念的轉(zhuǎn)變給會計角色帶來新的定義，會計人員需要從原本的重復(fù)性賬務(wù)處理中轉(zhuǎn)變?yōu)橐匀乱暯菍徱暺髽I(yè)財務(wù)經(jīng)濟與管理控制活動的組織者。在全新的信息平臺上，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮更為很總要的作用。四、結(jié)語中國現(xiàn)行的集團企業(yè)因為運行的環(huán)境受到限制，導(dǎo)致不能直接指派獨立法人，所以在財務(wù)共享中心不能夠享受獨立的服務(wù)機構(gòu)。如果單純的利用跨國公司建立財務(wù)共享模式財務(wù)風(fēng)險管控措施及效果，會因法律、制度等相關(guān)問題受到局限，很難發(fā)揮財務(wù)共享服務(wù)的優(yōu)點。所以應(yīng)將集權(quán)管控與共享服務(wù)緊密聯(lián)系在一起，為降低運用成本，提高系統(tǒng)運行效率，幫助企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。當企業(yè)實施共享管控服務(wù)，需要總部審批每一筆支出，所以在管理費用和預(yù)算中應(yīng)該集成新的應(yīng)用，因此為費用開支提出更多的審核以依據(jù)，需要在報銷人添置報銷單上進行預(yù)算控制。
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