管理評審是企業(yè)最高管理者親自主持、實施的一項自我診斷活動,在管理體系運行中起到承前啟后的重要作用,是企業(yè)自我改進、自我完善的過程。按照國際標準規(guī)定,凡是建立管理體系的企業(yè),必須進行管理評審。這是體系管理與傳統(tǒng)管理的重要區(qū)別,也是企業(yè)實施現(xiàn)代管理思想的具體措施。但是,很多企業(yè)對管理評審的認識存在誤區(qū),不重視管理評審,管理評審起不到應(yīng)有的作用。那企業(yè)該如何做好管理評審工作呢?
一、管理評審存在的問題
企業(yè)管理評審存在一些問題,主要有以下幾個方面:
1.管理評審流于形式,與企業(yè)實際運行情況脫節(jié);
2.管理評審走過場;
3.力度不夠,達不到預(yù)期的效果;
二、那如何有效的開展管理評審工作呢?
1.管理評審的策劃
1.1管理評審的時機:
根據(jù)外審時間、公司實際需要策劃管理評審的頻次和時間??蓡为氝M行,也可結(jié)合組織季度、半年、年度會議進行,在外審前完成。管理評審計劃需要最高管理者批準。
1.2 管理評審計劃
通常每個組織都有管理評審計劃模板。包括評審目的、人員、時間、地點、所需輸入材料及提交日期等。
管理評審計劃要通知到各參加人員,以便其預(yù)留時間并準備需要的評審輸入材料。
參加人員:最高管理者、管代、各部門負責人 、 職業(yè)健康安全事務(wù)代表及內(nèi)審員等。
1.3管理評審輸入內(nèi)容
與管理體系相關(guān)的內(nèi)外部因素的變化,包括法律法規(guī)、技術(shù)、競爭、市場、文化、社會、經(jīng)濟因素,甚至國際關(guān)系等;組織內(nèi)部管理、產(chǎn)品、人員、技術(shù)設(shè)備、環(huán)境因素、危險源等的變化等。
環(huán)境因素、職業(yè)健康安全風險控制措施及應(yīng)對風險和機遇所采取措施的有效性;
組織機構(gòu)、職責分配適宜性、資源的充分性(人員、技術(shù)知識、生產(chǎn)和檢測設(shè)備、環(huán)保和安保設(shè)備物資等)。
管理體系改進的建議:體系管理方針、目標及體系文件修正;組織機構(gòu)、管理模式、制度調(diào)整;人員引進、培訓(xùn);生產(chǎn)、環(huán)保、安全設(shè)施設(shè)備增加、改造;產(chǎn)品、技術(shù)更新等。
管理評審的準備
內(nèi)審員可根據(jù)本組織管理體系職能分配情況,列出各部門、管理者代表和職業(yè)健康安全事務(wù)代表等應(yīng)該提供的管理評審輸入內(nèi)容,作為其管評匯報材料的提綱。
責任人根據(jù)提綱要求,總結(jié)該評審時間段(年、半年、季度等)體系運行情況,存在問題及改進建議。
匯報材料提交后,由內(nèi)審員檢查其充分、適宜性,必要時讓提交人補充相關(guān)內(nèi)容。保證管理評審輸入滿足標準的要求如何有效開展體系內(nèi)審,沒有遺漏。
2.管理評審的實施
在計劃的時間、地點,由最高管理者主持,對提供的管理評審輸入材料進行分析討論,從而對管理體系的充分性、適宜性和有效性作出判斷。
對照管理目標要求如何有效開展體系內(nèi)審,存在問題,分析原因;同時對各部門提出的改進建議進行討論評估,根據(jù)輕重緩急,結(jié)合組織本身經(jīng)濟、技術(shù)、人員能力,確定管評輸出。包括:
a)改進措施(管理機制制度、產(chǎn)品、人員、技術(shù)設(shè)備、環(huán)境因素、危險源控制、監(jiān)控措施手段等);
b)質(zhì)量管理體系、方針、目標的變更;
c)資源需求。
3.管理評審措施的跟蹤落實
對管理評審輸出的改進措施,經(jīng)最高管理者授權(quán):
a)督促并協(xié)調(diào)相關(guān)部門制定具體的實施計劃;
b)協(xié)調(diào)落實措施所需的資源;
c)按計劃要求跟蹤檢查措施實施的進度;
d) 驗證措施的有效性,必要時采取新的措施;
e)上述結(jié)果材料保持記錄,并作為下次管理評審的輸入。
總之,管理評審應(yīng)該是組織的最高管理者,從高視角、高層次對管理體系進行的全面診斷活動,它為企業(yè)最高管理者整合管理資源,實施重大整改提供了重要決策支持。可以提高組織經(jīng)營管理和風險預(yù)警的能力,有效提高組織管理績效和管理水平。定期開展管理評審,有利于從根本上消除貫標工作的“兩張皮”現(xiàn)象,促進管理的良性循環(huán)
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